Пошаговое руководство по созданию CRM-системы в Excel для малого бизнеса

Когда Excel–CRM имеет смысл

Размер бизнеса:

• До 500 клиентов в базе
• 1-5 менеджеров по продажам
• До 50 новых лидов в месяц
• Простые продажи без сложных воронок

Бюджетные ограничения:

• Стартап на начальной стадии
• Отсутствие средств на готовую CRM
• Необходимость быстрого старта
• Тестирование подходов к продажам

Специфика деятельности:

• B2B продажи с длинным циклом
• Сервисные компании
• Фрилансеры и малые агентства
• Консалтинг и профессиональные услуги

Преимущества Excel-CRM

Доступность:

• Есть у каждого на компьютере
• Не требует дополнительных затрат
• Простота освоения
• Гибкость настройки

Контроль:

• Полный контроль над данными
• Возможность любых модификаций
• Нет зависимости от внешних сервисов
• Работа офлайн

Ограничения Excel-CRM

Функциональные ограничения:

• Нет автоматизации процессов
• Сложности с коллективной работой
• Отсутствие интеграций
• Ограниченная аналитика

Масштабируемость:

• При росте становится неудобным
• Риск потери данных
• Сложности синхронизации
• Производительность падает

Лист 1: Контакты клиентов

Базовая структура таблицы

Столбцы для контактной информации:

A – ID клиента (уникальный номер)

B – Название компании

C – Контактное лицо

D – Должность

E – Телефон

F – Email

G – Адрес

H – Сайт

I – Источник клиента

Дополнительные поля:

J – Дата первого контакта

K – Статус клиента (Лид/Клиент/Партнер)

L – Ответственный менеджер

M – Отрасль

N – Размер компании

O – Комментарии

Лист 2: История взаимодействий

Структура логирования

Столбцы для истории:

A – ID взаимодействия

B – ID клиента (связь с листом Контакты)

C – Дата

D – Тип контакта (Звонок/Email/Встреча)

E – Инициатор (Мы/Клиент)

F – Краткое описание

G – Подробности

H – Результат

I – Следующий шаг

J – Дата следующего контакта

Типы взаимодействий

Классификация контактов:

• Входящий звонок — клиент сам обратился
• Исходящий звонок — мы инициировали контакт
• Email — переписка
• Встреча — личная встреча
• Презентация — демонстрация продукта
• Переговоры — обсуждение условий
• Заключение сделки — подписание договора

Лист 3: Сделки и продажи

Структура сделок

Основные поля:

A – ID сделки

B – ID клиента

C – Название сделки

D – Сумма

E – Статус (Лид/Предложение/Переговоры/Закрыта)

F – Вероятность закрытия (%)

G – Дата создания

H – Планируемая дата закрытия

I – Фактическая дата закрытия

J – Ответственный менеджер

K – Источник сделки

L – Комментарии

Статусы сделок

Воронка продаж:

1. Лид (10-20%) — первичный интерес
2. Квалификация (30-40%) — подтверждена потребность
3. Предложение (50-60%) — отправлено КП
4. Переговоры (70-80%) — обсуждение условий
5. Принятие решения (90%) — финальная стадия
6. Закрыта успешно (100%) — договор подписан
7. Закрыта неуспешно (0%) — отказ клиента

Лист 4: Планы и задачи

Структура планирования

Поля для задач:

A – ID задачи

B – ID клиента

C – Тип задачи

D – Описание

E – Дата создания

F – Плановая дата исполнения

G – Статус (Новая/В работе/Выполнена)

H – Ответственный

I – Приоритет (Высокий/Средний/Низкий)

J – Результат выполнения

Типы задач

Категории активностей:

• Звонок — запланированный звонок клиенту
• Email — отправка письма
• Встреча — назначенная встреча
• Подготовка КП — создание предложения
• Follow-up — контрольный звонок
• Презентация — демонстрация решения

Использование Power Query

Автоматическое обновление данных

Подключение внешних источников:

1. Данные → Получить данные → Из файла → Из Excel
2. Выбрать файл с экспортом из email или другой системы
3. Настроить автоматическое обновление

Очистка и стандартизация данных

Типовые операции:

• Удаление дубликатов
• Стандартизация телефонов
• Приведение email к нижнему регистру
• Разделение ФИО на отдельные столбцы

Создание макросов

Быстрое добавление клиента

Автоматическая отправка напоминаний

Создание списка задач на сегодня

Ежедневные процедуры

Утренняя проверка

Чек-лист на каждый день:

1. Открыть лист “Задачи”
2. Отфильтровать задачи на сегодня
3. Выполнить запланированные звонки
4. Обновить статусы сделок
5. Запланировать задачи на завтра

Ведение истории общения

После каждого контакта:

1. Открыть лист “История”
2. Добавить новую строку:

   – ID клиента

   – Дата и время

   – Тип контакта

   – Краткое описание

   – Результат

   – Следующий шаг

3. Если нужно – обновить статус сделки
4. Запланировать следующий контакт

Еженедельная аналитика

Отчет по активности

Что анализировать:

• Количество новых контактов
• Количество звонков и встреч
• Движение сделок по воронке
• Выполнение планов по каждому менеджеру

Планирование на неделю

Процедура планирования:

1. Анализ результатов прошлой недели
2. Определение приоритетных клиентов
3. Планирование звонков и встреч
4. Распределение задач между менеджерами

Резервное копирование

Автоматическое сохранение

Настройка автосохранения:

1. Файл → Параметры → Сохранение
2. Автосохранение каждые 5 минут
3. Сохранять в OneDrive или облачном хранилище

Ежедневное резервирование

Процедура бэкапа:

1. В конце рабочего дня:

   Файл → Сохранить как

   Имя: CRM_backup_ДДММГГ

2. Еженедельно архивировать старые файлы

3. Ежемесячно проверять целостность данных

Работа с Google Sheets

Совместное редактирование

Перенос в облако:

1. Загрузить Excel файл в Google Drive
2. Открыть в Google Sheets
3. Настроить права доступа для команды
4. Синхронизация происходит автоматически

Экспорт для email-рассылок

Подготовка списков

Создание сегментов для рассылки:

1. Отфильтровать клиентов по критериям:

   – Статус = “Клиент”

   – Последний контакт > 30 дней назад

2. Скопировать email адреса

3. Вставить в Mailchimp или другой сервис рассылок

Признаки того, что Excel больше не подходит

Ограничения по объему

Критические точки:

• Более 500 активных клиентов
• Более 100 новых лидов в месяц
• Команда продаж больше 5 человек
• Файл весит больше 50 МБ

Функциональные ограничения

Когда нужна CRM:

• Автоматизация email-рассылок
• Интеграция с сайтом и формами
• Мобильное приложение
• Детальная аналитика продаж
• Интеграция с телефонией
• Управление проектами

Миграция данных

Подготовка к переходу

Очистка данных перед экспортом:

1. Удалить дубликаты контактов
2. Стандартизировать форматы данных
3. Заполнить обязательные поля
4. Архивировать неактивные записи

Выбор CRM системы

Критерии выбора:

• Простота импорта из Excel
• Интуитивный интерфейс
• Возможности интеграции
• Стоимость и модель оплаты
• Качество поддержки

Популярные варианты для миграции:

• amoCRM — простота использования, российская разработка
• Битрикс24 — широкий функционал, есть бесплатная версия